سامانه روستانامه یک نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه الکترونیکی است. هدف از طراحی این نرم افزار اتوماسیون اداری، فراهم آوردن یک سازمان و یا به طور کلی دفتر کاری است که در آن از کاغذ به منظور انجام امور اداری و دفتری استفاده نشود. اتوماسیون اداری، به کارمندان یک سازمان اجازه  می دهد تا نامه ها،  اسناد و فایل های الکترونیکی را به یکدیگر منتقل نمایند و یا با یکدیگر به اشتراک بگذارند. مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمان ها، صرف نظر از دیگر موارد استفاده ی آن، مربوط به لزوم سرعت، دقت و صحت در کار آنها است.

اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد. سیستم های اطلاعات اداری، به وسیله ی فناوری اطلاعات از امور اداری حمایت می کنند.

 سیستم های اطلاعات مدرن، یکی از اجزاء سیستم اطلاعاتی مدیریت هستند که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کاربران، به وسیله ی ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند.

اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت های دفتری به منظور افزایش کارایی.